Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы – управленческой документацией.
Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.
Основные направления работы управленческой деятельности:
Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
- Организация работы по документационному обеспечению на основе научных принципах организации управления делопроизводством.
- Включение в документирование деятельности ДОУ такого основного понятия как «документ», выполняющих определенные функции, классифицированных по признакам.
- Унификация и стандартизация в делопроизводстве;
- Нормирование оформления документов.
- Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов), создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.
- Организация работы службы документационного обеспечения управления. Данная служба создается в любом крупном учреждении.
Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.
При всем многообразии документов выделяют следующие виды:
- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
- документы по личному составу ;
- предложения, заявления, жалобы граждан ;
- финансово-бухгалтерские документы ;
- технико-технологические документы ;
- контрольно-ревизионные документы .
- Отсутствием службы документационного обеспечения;
- Незначительным объемом документооборота;
- Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
- Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
- Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
1 группа |
II группа |
Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения |
Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения |
Определяют специфику ДОУ |
Регламентируют управленческую деятельность |
Включают:
|
Включают:
|
Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.
В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:
- директор;
- заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
- заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
- специалист по кадрам;
- главный бухгалтер;
- инженер по охране труда;
- делопроизводитель.
Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:
- Организация документооборота;
- контроль исполнения документов;
- составление номенклатуры дел;
- архивное хранение документов.
Организация документооборота
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.
Различают
- входящие документы,
- исходящие документы,
- внутренние документы.
Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами – в Приложении 2.
Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:
- приказы по основной деятельности;
- приказы по личному составу;
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочные документы.
Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.
После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.
Контроль исполнения документов
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.
Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).
Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы – в двухнедельный срок.
На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.
Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.
Составление номенклатуры дел
В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел – списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.
Ежегодно в декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает номенклатуру дел на следующий год, вводит ее в действие с первого января своим приказом, а также обязательно согласовывается со специалистом Архивной службы города. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению.
Если в течение года в деятельности детского сада образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел (для этого специально оставляются свободные места в каждом разделе).
Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности детского сада, кроме технической документации и печатных изданий.
Исходя из специфики деятельности ДОУ (отсутствие службы документационного обеспечения управления) в номенклатуру дел нашего детского сада включены разделы:
01 – Руководство;
02 – Воспитательно-образовательная работа;
03 – Кадры;
04 – Бухгалтерия;
05 – Хозяйственная часть;
06 – Медицинская часть;
07 – Делопроизводство
08 – Охрана труда.
В течение года каждая служба самостоятельно заводит дела в соответствии с номенклатурой дел, вносит изменения, уточнения, делает отметки, в конце года передает ее делопроизводителю. Идет процесс составления новой (уточненной) на следующий год номенклатуры дел.
Архивное хранение документов
В нашем ДОУ подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.
I этап. Каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:
- использующиеся в дальнейшем переходящие дела;
- дела временного срока хранения (до 10 лет);
- дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
II этап. Приказом директора ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.
Порядок работы экспертной комиссии, ее функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» (утвержденном приказом Росархива от 19.01.1995 г. № 2), «Основных правилах работы ведомственных архивов».
В нашем ДОУ, в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.
III этап. Отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив детского сада. Для этого в нашем учреждении выделено специальное помещение.
К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.
На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.
С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.
Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.