Вход в Личный кабинет

Подписка

  • Цветной журнал с электронными приложениями;
  • Бумажные и электронные версии;
  • Скидки постоянным подписчикам.

Вы можете ознакомиться с номером журнала.

Оформить подписку

Документальное обеспечение управления ДОУ

Разделы: Администрирование школы


Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы – управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

  • Организация работы по документационному обеспечению на основе научных принципах организации управления делопроизводством.
  • Включение в документирование деятельности ДОУ такого основного понятия как «документ», выполняющих определенные функции, классифицированных по признакам.
  • Унификация и стандартизация в делопроизводстве;
  • Нормирование оформления документов.
  • Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов), создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.
  • Организация работы службы документационного обеспечения управления. Данная служба создается в любом крупном учреждении.
Документирование деятельности учреждения

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

  • организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
  • документы по личному составу ;
  • предложения, заявления, жалобы граждан ;
  • финансово-бухгалтерские документы ;
  • технико-технологические документы ;
  • контрольно-ревизионные документы .
Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:
  • Отсутствием службы документационного обеспечения;
  • Незначительным объемом документооборота;
  • Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
  • Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
  • Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1 группа

II группа

 Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

 Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения  

Определяют специфику ДОУ

Регламентируют управленческую деятельность

Включают:

  • организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);  
  • документы по личному составу , регламентирующие
  • процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
  • процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
  • воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата);
  • финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;  
  • технико-технологическую документацию :
  • документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
  • документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
  • документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ

Включают:

  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
  • информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
  •  документация по работе с гражданами
  • заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
  • заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
  • жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

  • директор;
  • заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
  • заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
  • специалист по кадрам;
  • главный бухгалтер;
  • инженер по охране труда;
  • делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

  • Организация документооборота;
  • контроль исполнения документов;
  • составление номенклатуры дел;
  • архивное хранение документов.

Организация документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

Различают

  1. входящие документы,
  2. исходящие документы,
  3. внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами – в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • организационные документы;
  • распорядительные документы;
  • информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).

Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы – в двухнедельный срок.

На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, ко