Вход в Личный кабинет

Подписка

  • Цветной журнал с электронными приложениями;
  • Бумажные и электронные версии;
  • Скидки постоянным подписчикам.

Вы можете ознакомиться с номером журнала.

Оформить подписку

Документальное обеспечение управления ДОУ

Разделы: Администрирование школы


Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы – управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

  • Организация работы по документационному обеспечению на основе научных принципах организации управления делопроизводством.
  • Включение в документирование деятельности ДОУ такого основного понятия как «документ», выполняющих определенные функции, классифицированных по признакам.
  • Унификация и стандартизация в делопроизводстве;
  • Нормирование оформления документов.
  • Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов), создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.
  • Организация работы службы документационного обеспечения управления. Данная служба создается в любом крупном учреждении.
Документирование деятельности учреждения

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

  • организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
  • информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
  • документы по личному составу ;
  • предложения, заявления, жалобы граждан ;
  • финансово-бухгалтерские документы ;
  • технико-технологические документы ;
  • контрольно-ревизионные документы .
Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:
  • Отсутствием службы документационного обеспечения;
  • Незначительным объемом документооборота;
  • Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
  • Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
  • Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1 группа

II группа

 Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

 Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения  

Определяют специфику ДОУ

Регламентируют управленческую деятельность

Включают:

  • организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);  
  • документы по личному составу , регламентирующие
  • процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
  • процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
  • воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата);
  • финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;  
  • технико-технологическую документацию :
  • документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
  • документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
  • документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ

Включают:

  • распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
  • информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
  •  документация по работе с гражданами
  • заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
  • заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
  • жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

  • директор;
  • заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
  • заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
  • специалист по кадрам;
  • главный бухгалтер;
  • инженер по охране труда;
  • делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

  • Организация документооборота;
  • контроль исполнения документов;
  • составление номенклатуры дел;
  • архивное хранение документов.

Организация документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

Различают

  1. входящие документы,
  2. исхо