В рамках приоритетного национального проекта “Образование”, большое внимание уделяется проблеме информатизации системы образования. Одним из направлений информатизации школы является внедрение компьютерных технологий и средств мультимедиа, большое внимание уделяется также сфере администрирования управленческой деятельности в регионах.
В данной статье хотелось бы рассказать о своем опыте внедрения программного комплекса “1С:ХроноГраф Школа 2.5” в качестве средства автоматизации управленческой деятельности гимназии.
“1C:ХроноГраф Школа 2.5” - информационная система администрирования деятельности образовательного учреждения. Данное программное средство представляет широкие возможности для:
- систематизации данных об учащихся и сотрудниках;
- автоматизации кадровой работы;
- автоматизации вопросов планирования и организации учебного процесса;
- автоматизации административно-финансовой и хозяйственной деятельности;
- формирования внешней и внутренней отчетной документации, как установленного государством образца (формы ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, материалы для РИК-76 и РИК-83, формы кадрового учета Т-2, Т-3 и другие), так и произвольной, в том числе в формате MS Excel и HTML. [1]
Для организации взаимосвязи между основными информационными системами и дополнительными информационными модулями единого информационного пространства образовательного учреждения в программе предусмотрены:
- загрузка данных из программ планирования, организации и управления учебным процессом семейства “ХроноГраф 3.0”;
- выгрузка данных в пакет “1С:Бухгалтерия для бюджетных учреждений”;
- выгрузка данных в пакет “1С:Школьное Питание”;
- выгрузка данных о тарификации сотрудников в пакет “1С: Зарплата и Кадры 7.7”;
- обмен данными с программным пакетом “1С: Школьная библиотека”.
Для организации взаимосвязи с информационными системами, обеспечивающими деятельность вышестоящих органов управления образования, а также поддерживающими организацию сдачи Единого Государственного Экзамена в программе предусмотрены:
- выгрузка данных в программный пакет “1С: ХроноГраф Кадры для Управления образования”;
- выгрузка данных в программный пакет “1С: ХроноГраф Контингент для Управления образования”;
- выгрузка данных об образовательном учреждении, учащихся старших классов и выбранных ими для сдачи ЕГЭ предметах в стандартах ЕГЭ. [1]
Программа “1С:ХроноГраф Школа 2.5” работает на платформе "1С:Предприятие 7.7" и предназначена для работы на Windows совместимых компьютерах.
Компьютер должен иметь:
- поддерживаемые операционные системы Microsoft Windows 98/ME/2000/XP/Vista;
- компьютер с процессором 300 МГц и выше;
- память 64 Мб и выше;
- жесткий диск не менее 100 Мб свободного дискового пространства (свободное пространство не учитывает увеличение размера информационной базы при работе программы "1С:ХроноГраф Школа 2.5". Вам необходимо самостоятельно следить за наличием достаточного свободного пространства);
- видеоадаптер SVGA с разрешением не менее 1024х768;
- для организации эффективной многопользовательской работы программного комплекса необходимо наличие локальной сети с выделенным сервером под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2000/2003 или ASPLinux Server CPE;
- для обеспечения защиты в локальной сети должен иметься компьютер, к USB-порту которого присоединяется сетевой аппаратный ключ HASP, предназначенный для защиты системы программ “1С:Предприятие” (подробное описание установки см. на диске);
- желательно иметь источник бесперебойного питания (UPS) .
Установка “1C:ХроноГраф Школа 2.5” [2]
| На сервере диск 27 | На рабочей станции |
| Установить менеджер лицензий Установить драйвер защиты |
Установить платформу "1С:Предприятие 7.7". |
| Создать сетевую папку для хранения БД | |
Установить конфигурацию 1C:ХроноГраф
Школа 2.5.:
|
|
Добавить (подключить для совместного
использования) файл БД:
|
Для предотвращения несанкционированного использования системы "1С:Предприятие 7.7" используется аппаратный ключ защиты.
При отсутствии установленного ключа защиты использование программного комплекса становится невозможным.
В программе "1С:ХроноГраф Школа 2.5" предусмотрена работа следующих типов пользователей:
- Администратор;
- Администратор просмотр;
- Секретарь делопроизводитель;
- Классный руководитель;
- Преподаватель-предметник.
Допуск к программе и определение объема прав конкретного пользователя осуществляются при выборе типа пользователя и вводе пароля.
Работу в программе можно разбить на три этапа:
На первом этапе формируется базовая информация образовательного учреждения – основная информации общего доступа.
На втором этапе происходит заполнение всех разделов базы данных детализированной информацией. Последовательность работы с информационными блоками на этом этапе может варьироваться из соображений руководителя образовательного учреждения в диапазоне от "разумной целесообразности" до "срочной необходимости". То есть, вы сами вправе определять, какие и в какой последовательности информационные блоки будут заполняться, выбрать путь самостоятельного заполнения всей или части информации или поручить ввод информации ответственным исполнителям.
Третий этап работы представляет текущее ведение базы данных и предусматривает проведение сервисных работ.
Первый этап
Блок "Общие данные об образовательном учреждении" предусматривает ввод следующих данных:
- выбор учебного года и указание учебного периода;
- ввод общей (титульной) информации об образовательном учреждении;
- формирование общей структуры учреждения;
- формирование (или импорт из Excel-таблицы) общей информации о материально-технической базе учреждения (списка и характеристики помещений);
- создание общего списка изучаемых учебных предметов и дисциплин.
Блок "Кадры и контингент":
- формирование структуры производственных подразделений образовательного учреждения;
- формирование (или импорт из Excel-таблицы) общего списка сотрудников, включающего всех работавших в образовательном учреждении ранее (при необходимости) и работающих в настоящее (для выбранного учебного года и периода) время;
- конкретизация списка учебных объединений (классов и групп второй половины дня) в рамках выбранного учебного года и периода;
- формирование (или импорт из Excel-таблицы) общего списка учащихся, включающего всех обучавшихся в образовательном учреждении, выпускников и выбывших учащихся, а также обучающихся в настоящее время;
- конкретизация списка учащихся, обучающихся в настоящее (для выбранного учебного года и периода) время, формирование списков учащихся по классам;
- формирование плана основных мероприятий образовательного учреждения на выбранный учебный год и период.
Блок "Учебный процесс":
- формирование Учебного плана;
- распределение педагогической нагрузки.
Блок "Финансы":
- готовится базовая информация организации финансовой деятельности образовательного учреждения, включая формирование штата и Штатного расписания образовательного учреждения.
В результате первого этапа должна быть сформирована базовая информация образовательного учреждения.
Второй этап
В блоке "Общие данные об образовательном учреждении" осуществляется следующая работа:
- формирование списков материальных средств образовательного учреждения;
- закрепление материальных средств за конкретными помещениями и лицами;
- паспортизация учебных кабинетов;
- формирование (или импорт) тематического и поурочного планирования для учебных дисциплин применительно к конкретным учебникам (учебным пособиям);
В информационном блоке "Кадры и контингент" осуществляется реализация следующих задач:
- формирование Личных дел сотрудников на основе базовой информации форм кадрового учета и дополнительных данных;
- формирование Личных дел учащихся на основе базовой и дополнительной информации;
- формирование и ведение основных форм делопроизводства по личному составу образовательного учреждения - Книги приказов и Алфавитной книги;
- формирование Плана основных мероприятий ОУ и планов работы классов.
В блоке "Учебный процесс" расширяется общая база данных по планированию:
- формирование учебного плана и распределение нагрузки групп второй половины дня;
- заполнение (или импорт) формы расписания учебных занятий;
- формирование и ведение электронных Классных журналов;
- обеспечение работы по учету и контролю успеваемости и посещаемости учащихся;
В блоке "Финансы" реализуется выполнение задач по подготовке и осуществлению полного комплекса работ по формированию бюджета и тарифицированию сотрудников:
- формирование тарифов и тарифных сеток;
- определение источников финансирования;
- формирование всех видов начислений и надбавок;
- заполнение индивидуальных тарификационных карточек и создание общего тарификационного списка.
В ходе реализации работы на втором этапе в каждом информационном блоке создается и обрабатывается информация, которая позволяет сформировать систему промежуточной и итоговой, внутренней и внешней отчетности.
Третий этап
Текущее (оперативное) ведение базы, включая проведение регламентных работ, архивацию и обеспечение хранения данных:
- перенос данных из учебного периода в период, в том числе и перевод года;
- выгрузку пользователей;
- обмен данными с другими информационными системами и дополнительными информационными модулями;
- создание резервных копий и архивацию базы данных.
Для осуществления постоянной связи с родителями учащихся в программу включена функция прямой рассылки информации о текущей успеваемости учащихся за любой, выбранный вами период, по электронной почте.
Таким образом, созданное единое информационное пространство гимназии <Рисунок 2>, позволит решить ряд задач:
- сформировать единую базу данных персонала учебного заведения и контингента учащихся для использования в интересах организации учебно-воспитательного процесса;
- даст возможность выполнения качественного и разностороннего анализа состояния образования школы;
- позволит автоматизировать и оптимизировать выполнение отчетов, сократит время на процессы сбора и обработки информации;
- позволит осуществить постепенный переход на безбумажное делопроизводство, его стандартизацию и унификацию;
- обеспечит оперативный открытый доступ к информации всех участников образовательного процесса;
- позволит сформировать в учреждении автоматизированные рабочие места: администратора, завуча, секретаря, учителя, классного руководителя.
Проблемы внедрения
Мероприятия по информированию субъектов персональных данных:
1) Работа по ознакомлению сотрудников ОУ с “Положением о персональных данных сотрудников”, с разъяснением:
- требований законодательства (ФЗ №152 “О персональных данных”);
- целей и задач обработки персональных данных;
- прав и обязанностей сотрудников;
- возможностей информационных систем и способов обработки ПД.
2) Работа по получению персонально заверенных Согласий сотрудников.
3) Работа по ознакомлению обучающихся, их законных представителей с “Положением о персональных данных обучающихся”, с разъяснением:
- требований законодательства (ФЗ №152 “О персональных данных”);
- целей и задач обработки персональных данных;
- прав и обязанностей обучающихся;
- возможностей информационных систем и способов обработки ПД.
4) Работа по получению персонально заверенных Согласий обучающихся, их законных представителей.
Советы и рекомендации по работе с программой
Дополнительные материалы по работе с программой, руководство по установке программы:
http://www.school.chronobus.ru/
http://www.1c.ru/news/info.jsp?id=3208
Список литературы:
- “1С:ХроноГраф Школа 2.5”. Методическое пособие. Под ред.В.Пронина, Е.Пронина, Э.Хасянова., – М.: Национальный фонд подготовки кадров, 2006.
- “1С:ХроноГраф Школа 2.5”. Руководство пользователя. – М.: Национальный фонд подготовки кадров, 2006.