Составление индивидуальной номенклатуры дел

Разделы: Администрирование школы


Составление индивидуальной номенклатуры дел - трудоемкая кропотливая работа, требующая постоянной корректировки, изучения и применения нормативных документов. Наличие номенклатуры дел учреждения не усложняет его работу, а наоборот, упорядочивает ведение делопроизводства, исключает путаницу в делах, неучтенные дела, разные версии отчетов, дублирование документов и пр. При составлении индивидуальной номенклатуры дел, происходит количественная и качественная оценка дел, ведущих каждым специалистом учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел упрощает работу проверяющих и проверяемых – это важный момент при прохождении процедуры лицензирования и аккредитации общеобразовательного учреждения.

Номенклатура дел

Номенклатура дел (далее - НД) – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Назначение НД:

— систематизация и закрепление индексов дел;

— распределение исполненных документов в дела;

— ускоренный поиск документов в деле;

установление сроков хранения дел;

— для учета ведения дел сотрудниками учреждения.

Виды НД: типовая, примерная, индивидуальная (составляется для конкретного учреждения с учетом специфики его работы).

НД составляется в конце календарного года и корректируется с учетом ежегодной ревизии дел. НД утверждается и вводится в действие приказом директора школы с 01 января нового календарного года ‹Приложение1›. Номенклатура дел является обязательной для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Индивидуальная номенклатура дел Муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения средней общеобразовательной школы № 3 р.п. Октябрьский представлена в ‹Приложение2›.

Формирование дела

Формирование дела - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Под “делом” понимают группу документов, систематизированную по определенному признаку, а также книгу учета, журнал.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
  • в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • по объему дело не должно превышать 250 листов;
  • при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “том 1”, “том 2”.

Документы внутри дела располагаются в определенной последовательности (по принципу систематизации):

  • вопросно-логический (чередуется письмо-запрос, письмо-ответ);
  • хронологический (например, в дело помещены документы за 1-й квартал, за 1-е полугодие, за календарный год);
  • алфавитный (формы Т-2 работников по алфавиту).

Срок хранения дела

Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003) (Делопроизводители этот документ называют – “Перечень Козлова”) ‹Приложение3›.

Работа с “Перечнем Козлова” заключается в следующем:

— по указателю вида документов определяются номера статей перечня;

— затем по номеру статьи из перечня, состоящего из 12 разделов, определяется срок хранения документов;

— срок хранения документа с указанием статьи вносится в номенклатуру дел.

Правила оформления номенклатуры дел

  • Формат страницы А4;
  • Текст - шрифт “Times New Roman”;
  • Наименования разделов с указанием индекса –16-й кегль; индексы, заголовки дел – 14-й кегль;
  • Скрыть сетку таблицы номенклатуры дел, кроме строки с цифрами;
  • Каждый раздел номенклатуры дел оформляется с нового листа;
  • Каждый лист номенклатуры начинается строкой с цифрами 1, 2, 3, 4, 5;
  • Между заголовками дел – пустая разделяющая строка;
  • Под последним номером раздела - выписка из номенклатуры дел раздела;
  • В конце даются три свободных номера для заведения новых дел в течение года;
  • Номера статей строго под сроком хранения – Постоянно ст. 37а;
  • В номенклатуре дел 4, 5 колонки таблицы заполняются с использованием “Перечня Козлова”.

Расположение дел по степени важности

  1. Законы, постановления, инструктивные письма (вышестоящих региональных, федеральных организаций);
  2. Устав, локальные акты (положения) учреждения;
  3. Коллективный договор;
  4. Лицензия, свидетельство о регистрации, об аккредитации, о постановке на учет в налоговом органе и др.;
  5. Приказы, распоряжения (вышестоящей районной организации);
  6. Приказы, распоряжения учреждения;
  7. Протоколы учреждения;
  8. Штатное расписание;
  9. Должностные инструкции;
  10. Планы;
  11. Отчёты, сведения;
  12. Договоры;
  13. Акты;
  14. Списки;
  15. Документы;
  16. Переписка;
  17. Журналы, книги.

Индекс дела

В номенклатуру дел вносятся дела, имеющие заголовки и обозначенные индексами дела 01 – 01, 01 – 02, 01 – 03 ... 02 – 01, 02 – 02, 02 – 03 и т.д.

Первые две цифры обозначают, индекс раздела номенклатуры дел учреждения, вторые две цифры – порядковый номер дела, которое заведено в данном разделе.

Номенклатурой дел МОБУ СОШ № 3 р.п. Октябрьский предусмотрены следующие разделы: 01 - организация управления, 02 – канцелярия, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – кадры, 05 – безопасность жизнедеятельности, обеспечение безопасности образовательного процесса и условий труда, 06 – библиотека, 07 – социально-психологическая служба, 08 – медицинская часть, 09 – финансово-хозяйственная деятельность.

Заголовок дела

Заголовок дела составляется по следующим признакам:

номинальный признак (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, должностные инструкции работников и др.);

предметно-вопросный признак (переписка с МКУ “Отдел образования администрации Чунского района” и др.);

корреспондирующий признак (входящая, исходящая корреспонденция);

авторский признак (указание автора);

хронологический признак (отчет школы за 2011/12 учебный год);

географический признак (переписка со школами со школами Чунского района).

В заголовке дела используются термины:

  • Книга ... (Книга учета личного состава, алфавитная книга);
  • Журнал ... (Журнал учета пропусков уроков, журнал движения обучающихся);
  • Переписка с ...
  • Документы ... (документы по одному вопросу, в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовке дела не используются:

— Термины “разное”, “общая переписка”, “черновики”, “документация” и др.;

— Одно слово “списки”, “акты”, “отчеты”, “справки” (необходимо уточнение – “списки многодетных и малообеспеченных семей”; “акты по приемке готовности школы к учебному году”; “отчеты по движению обучающихся” и пр.).

Если в дело помещена копия документа, то на копии документа указывается слово “копия”, подлинник в деле № 02-15.

Этикетка дела должна соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел учреждения, что облегчает учет дел. Примеры этикеток представлены в ‹Приложение4›.

Ценность документов

Экспертиза ценности документов определяется экспертной комиссией, которая создается на основании школьного положения об экспертной комиссии и приказа директора школы.

Ценность документов определяется по срокам хранения:

  • временного хранения (до 10 лет включительно);
  • долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
  • постоянного срока хранения (75 лет и более).

Список используемой литературы

1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003);

2. Письмо Министерства образования Российской Федерации “Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях” от 20.12.2000 № 03-51/64;

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.);

4. Рабочая книга школьного администратора. Делопроизводство в школе. Выпуск 3. Издательство “Аркти”, Москва: 2008 г.

5. Фильшина И.В. Конспект устной лекции “Формирование номенклатуры дел ОУ”. ОГАОУ ДПО “Институт развития образования Иркутской области”, 2010 г.