Статья "Создание плана работы школы в программе Microsoft Excel XP"

Разделы: Информатика, Администрирование школы

Microsoft Excel XP — программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Однако, в данной программе можно создать и текстовый документ (план работы школы).

Создание таблицы Excel

Создадим пустую книгу Excel, введем в нее текстовую информацию  из нашего плана работы на следующий учебный год  и поучимся манипулировать  ее столбцами.

Запустить Excel с помощью команды ПУСК > ПРОГРАММЫ > Microsoft Excel. В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга с тремя листами. Каждый из столбцов отмечен буквой английского алфавита, строка – цифрой. Все столбцы и строки имеют определенную величину, которая легко может быть изменена (рис. 1)


Рис. 1.

Создание заголовков таблицы будущего плана работы школы

Щелкнуть в ячейке А1 первого листа и ввести текст «№».  Перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш со стрелками или Tab, ввести в ячейку B1 текст – «содержание работ», C1 – «месяц проведения», D1 – «срок проведения», E1 – «ответственные»,   F1 – «где заслушивается»,   G1 – «итоговый документ»,  H1 – «название раздела» (рис. 2).


Рис. 2.

Очевидно, что ширина отдельных столбцов излишняя, других, где текст целиком не виден, недостаточная. Изменим ширину столбцов и установим формат ячеек. 

Изменение ширины столбцов

Поместить указатель на границу между заголовками столбцов А и В, чтобы его значок принял форму двунаправленной стрелки (рис. 3).


Рис. 3.

Нажать кнопку мыши и перетащить границу столбцов влево, уменьшив этим ширину первого столбца. Обратите внимание на то, что в тот момент, когда производилось уменьшение ширины 1 столбца А, над двунаправленной стрелкой появилось сообщение о величине данного изменения - 3,00 или 23 пикселя (рис. 4).


Рис. 4.

Ширину столбца B можно изменить аналогично, перетащив его границу вправо. Однако в столбце B будет вписываться основная часть информации плана работы, поэтому будет целесообразно сделать его шире (например: 69,00 или 419 пикселя). Добиться указанного размера легко, если (рис.5 – 7 ):

  • выделить столбец B    
  • выбрать команду ФОРМАТ > СТОЛБЕЦ > ШИРИНА
  • в открывшемся окне диалога ввести число 69,00 и щелкните на кнопке ОК.


Рис. 5


Рис. 6


Рис. 7

Выделенный столбец станет необходимой для дальнейшей работы ширины.

Устанавливаем необходимую ширину всех столбцов (таб. 1):

столбцы

мм

пиксели

А1 - №

3,00

23

B1 – содержание работ,

69,00

419

C1 – месяц проведения

12,00

77

D1 – срок проведения

8,50

56

E1 – ответственные

15,33

97

F1 – где заслушивается

8,50

56

G1 – итоговый документ

22,17

138

H1 – название раздела

22,17

138

Таб. 1.

Форматирование ячеек

Так как программа Excel предназначена для обработки информации, важную роль играет правильная настройка ее формата. Тем более что нам нужно будет вводить обычный текст.

Excel поддерживает следующие форматы данных:

  • Общий (General) — текст и числовые значения произвольного типа;
  • Числовой (Number) — наиболее общий способ представления чисел;
  • Денежный (Currency) — денежные величины;
  • Финансовый (Accounting) — денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;
  • Дата (Date) — дата или дата и время;
  • Время (Time) — время или дата и время;
  • Процентный (Percentage) — значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;
  • Дробный (Fraction) — рациональные дроби с числителем и знаменателем;
  • Экспоненциальный (Scientific) —десятичные дробные числа;
  • Текстовый (Text) — текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;
  • Дополнительный (Special) —форматы для работы с базами данных и списками адресов;
  • Заказной (Custom) — формат, настраиваемый пользователем.

Задаем нужный формат ячеек

  • выделить все столбы B - H, кроме первого A
  • выбрать команду ФОРМАТ > ЯЧЕЙКА > ЧИСЛО > ОБЩИЙ(рис. 8.)


Рис. 8.

Форматирование шрифта и расположения содержимого таблицы

Конечно, Excel позволяет форматировать не только ширину, формат ячеек, но также шрифт и расположение их содержимого.

  • выделить все столбцы, затем щелкнуть на них правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду ФОРМАТ ЯЧЕЕК (рис. 9);  
  • в открывшемся окне диалога раскрыть вкладку ВЫРАВНИВАНИЕ (рис. 9);


Рис. 9.

  • в раскрывающемся списке по горизонтали  выбрать пункт по левому краю (отступ);
  • в списке ПО ВЕРТИКАЛИ – пункт по верхнему краю;
  • с помощью стрелок ввести в счетчик отступ  величину 1, чтобы задать небольшой отступ чисел от левого края ячеек;
  • во вкладке ОРИЕНТАЦИЯ  ничего не менять, т.к. по умолчанию задана горизонтальная ориентация надписи (текста). При необходимости можно изменить ориентацию надписи на любую другую, установив величину градусов (степень наклона надписи) или перетащив красный ромбик до нужной ячейки;
  • щелкнуть на кнопке ОК.

Таблица для будущего плана работы школы практически готова. Осталось установить для  каждого столбца его:

  • РАСШИРЕНИЕ (ФОРМАТ > ЯЧЕЙКА > ВЫРАВНИВАНИЕ > РАСШИРЕНИЕ) (таб. 2):

А - №

Автоподбор ширины

B – содержание работ

Переносить по словам

C – месяц проведения

Автоподбор ширины

D – срок проведения

Переносить по словам

E – ответственные

Переносить по словам

F – где заслушивается

Автоподбор ширины

G – итоговый документ

Автоподбор ширины

H – название раздела

Ничего не указывать, все флажки должны быть убраны

Таб. 2.

  • ШРИФТ (Формат > Ячейка > ШРИФТ):

    • - ШРИФТ – Times new roman,

    - НАЧЕРТАНИЕ – обычный,

    - РАЗМЕР – 10,

    - другие настройки не меняем, оставляем их «по умолчанию» (рис. 10)


Рис. 10.

Заполнение таблицы

Электронные таблицы обрабатывают числовые данные, которые размещаются в ячейках листа Excel. Столбцы и строки таблицы могут иметь заголовки, подписи и дополнительные ячейки данных с пояснительным текстом. Ввод информации — это один из первых шагов построения электронной таблицы.

Особенности ввода текста  в таблицы Excel

Excel позволяет автоматически заполнять ячейки листа последовательными логически связанными значениями:

  • поместить указатель на ячейку H 1, ввести название 1 раздела;
  • поднести курсор к нижнему правому углу активной ячейки с названием 1 раздела, в углу ячейки H 1 появится небольшой черный крестик;   
  • нажать кнопку мыши и протащить указатель вправо, чтобы рамка охватила ячейки с Н1 по Н7, и отпустить кнопку мыши. Семь ячеек столбца Н заполнятся последовательными названиями 1 раздела плана работы.

Таким образом, используя механизм автозаполнения,  нужно указать название каждого раздела (последовательно от 1 раздела к последнему) в столбце Н.

Количество ячеек с названием каждого раздела определяется в зависимости количества необходимых ячеек столбца В, где будет записано содержание мероприятий по указанному в столбце Н направлению работы. В итоге таблица будет выглядеть так (рис. 11):


Рис. 11.

Примечание

Номера строк указаны на рисунке 10 не по порядку, показана первая строка каждого раздела. Так раздел 1 «Реализация прав граждан на образование» занимает строки с 4 по 26,  раздел 2 -  «Контроль выполнения всеобуча» - с 27 строки по 122 и т.д.. Напоминаю, что количество строк определяется числом необходимых ячеек в столбце В  «Содержание работ».

Определить сразу нужное количество строк достаточно сложно, значительно проще позднее, по мере необходимости, подкорректировать их число. Программа Excel позволяет добавлять или убирать строчки.

Добавление или удаление строк, столбцов.

Редко удается сразу построить таблицу с нужной структурой. В процессе разработки листа часто приходится добавлять и переставлять столбцы и строки. Порядок выполнения следующий (рис. 12). Выделить ячейки ЕЗ и F3 и выбрать команду ВСТАВКА > СТОЛБЦЫ. Слева от столбца с заголовком «Ответственные» появятся два пустых столбца. Их количество соответствует числу ячеек выделенного блока по горизонтали.


Рис. 12.

Дополнительные строки добавляются точно так же, как столбцы. Вставляя строки или столбцы в таблицу с данными, будьте внимательны. Удалить лишние ячейки гораздо труднее, чем вставить.

Фильтрация данных

План работы школы будет располагаться в большой таблице. При работе и, тем более, при печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих строк. Предположим, что вам понадобилась информация только раздела 2 «Контроль выполнения всеобуча», кроме того, из всех мероприятий данного раздела необходимо выбрать только те, которые будут проводиться в феврале, а итоги проведенной работы будут заслушиваться на совещании при директоре. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги:

  • выделить нужный диапазон таблицы - щелкнуть в ячейке А 3 (вместо курсора-стрелки появится курсор-белый крестик), не отпуская левую клавишу мыши последовательно выделить ячейки В 3 – Н 3. Удерживая левую клавишу мыши, выделить аналогичные ячейки всех строк таблицы (например: с 4 строки до 480);
  • данные отфильтровать - выбрать команду ДАННЫЕ > ФИЛЬТР > АВТОФИЛЬТР. В ячейках второй строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов (рис. 32). Активный фильтр (направленная вниз стрелка в сером квадрате) меняет цвет - из черного становится синим.


Рис. 13.

  • в раскрывшемся списке выбрать нужный раздел (2. Контроль выполнения всеобуча) и щелкнуть на него. Таблица сократилась. Видна только та ее часть, что отражает содержание мероприятий в выбранном направлении работы. Отфильтровать данные в столбце С – месяц проведения. В раскрывающемся списке выбрать месяц февраль, таблица примет следующий вид (рис. 14):


Рис. 14.

Чтобы отменить фильтрацию, нужно выбрать команду ДАННЫЕ > ФИЛЬТР > ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ. На лист вернутся все исходные строки таблицы.   Чтобы отключить автофильтр, повторно выбрать команду ДАННЫЕ > ФИЛЬТРАЦИЯ > АВТОФИЛЬТР.

Скрытие строк и столбцов

Скрывать определенные ячейки можно не только с помощью фильтрации. Программа позволяет вручную указывать те столбцы и строки, которые временно нужно сделать невидимыми. Столбцы С и Н листа содержат информацию необходимую только для фильтрования данных, их не нужно печатать. Скрыв их, можно немного увеличить масштаб печати. Необходимый результат достигается с помощью следующих операций:

  • протащить указатель мыши по кнопкам столбцов С и Н, чтобы выделить эти столбцы;
  • выбрать команду ФОРМАТ>СТОЛБЕЦ > СКРЫТЬ.

Выделенные столбцы временно исчезнут. Подобным способом можно скрыть и ненужные строки. Чтобы вернуть скрытые столбцы или строки, нужно выполнить соответственно команды ФОРМАТ>СТОЛБЕЦ>ОТОБРАЗИТЬ  или   ФОРМАТ >СТРОКА >ОТОБРАЗИТЬ.

Порядок работы с  данными (содержания плана работы школы) таблицы

1. внесение названия  раздела 1 в столбец Н;

2. установка фильтра столбцов А – Н (в строке 2), размер диапазона можно взять произвольно, но так, чтобы  были отфильтрованы все столбцы, а захват строк был достаточно большим (около 500);

3. ввод данных в строку 3 (ячейки В3– G3) – перечень мероприятий раздела 1, вся остальная необходимая информация, указанная в названии столбцов;

4. ввод названия раздела 2 в столбцы Н и  В. В раздел В – «Содержание работы» (в самом начале таблицы) название раздела 2 плана работы вводится столько раз, сколько месяцев данная работа спланирована. Целесообразность подобного, избыточного на первый взгляд, ввода названия раздела объясняется тем, что при фильтрации строк по месяцам, при выводе текста в печать, названия каждого раздела (в виде заголовков) должны отражаться в столбце В. Вспомним, что раздел Н нужен только для фильтрации таблицы и позднее будет скрыт. Выглядит это следующим образом (рис. 15):


Рис. 15.

5. ввод нужной информации раздела 2 в таблицу – перечень проводимых мероприятий, указание месяца и  конкретных сроков проведения, ответственных, на каком уровне заслушивается вопрос, какой документ является итоговым;

6. ввод информации остальных разделов (с 3 по 10 разделы). Перечень разделов плана работы устанавливает школа самостоятельно. В данном примере предлагаются следующие разделы (таб. 3):

1. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРАВ ГРАЖДАН НА ОБРАЗОВАНИЕ.

2. КОНТРОЛЬ    ВЫПОЛНЕНИЯ  ВСЕОБУЧА

3. КОНТРОЛЬ  ШКОЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.  КОНТРОЛЬ    РАБОТЫ  ПЕДАГОГИЧЕСКИХ  КАДРОВ.

5. КОНТРОЛЬ    СОСТОЯНИЯ  ПРЕПОДАВАНИЯ  УЧЕБНЫХ  ПРЕДМЕТОВ.

6. КОНТРОЛЬ    СОСТОЯНИЯ  ЗУН  УЧАЩИХСЯ.

7.  КОНТРОЛЬ   ПОДГОТОВКИ  К  ИТОГОВОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АТТЕСТАЦИИ

8. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МЕТОДИЧЕСКОГО СОВЕТА.

9. ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ

10. ПРЕДМЕТНЫЕ ОЛИМПИАДЫ

Таб. 3.

7. фильтрация данных  и подготовка документа к печати (выбор печатаемых объектов, разбиение на страницы).

Выбор печатаемых объектов

Непосредственно перед печатью листа необходимо настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы.

Разбиение на страницы

При печати больших листов программа сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Давайте вставим линию разделения страниц, так чтобы план работы печатался на отдельных листах, все нужные разделы были видны. Для  разметки страниц необходимо выполнить следующие шаги.


Рис. 16-а. Разметка страницы до изменений


Рис. 16-б. Разметка страницы после изменений

  • выбрать команду ВИД > РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ. Excel переключится в другой режим просмотра, в котором синие линии показывают границы страниц. На рисунке  16-а показано, что по умолчанию, программа предлагает распечатать план работы школы на январь на 9 листах. Кроме того, часть разделов не уместились на одном листе. Нужно регулировать границы страниц;
  • в ручном режиме переместить синие линии границы страниц так, как это необходимо (все разделы отражаются на 1 листе, количество листов сокращается до трех). Изменения указаны на рисунке 16-б. Однако полученный результат тоже нельзя признать удовлетворительным, т.к. видны «лишние» столбцы (нужные для фильтрования таблицы), текст очень мелкий, его будет сложно читать;
  • следует отключить режим автоматического масштабирования таблицы. Для этого выбираем команду ФАЙЛ>ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ и на вкладке СТРАНИЦА  устанавливаем необходимый режим печати (рис. 17):


Рис. 17.

  • устанавливаем альбомную ориентацию страницы во вкладке СТРАНИЦА> ОРИЕНТАЦИЯ;
  • открываем вкладку поля и установить нужный размер полей на странице (ввести цифру 0,5);
  • просматриваем полученный вариант деления на страницы, щелкнув на кнопке ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР панели инструментов Стандартная. Затем для перехода по страницам воспользуемся клавишами Page Up и Page Down. С правой стороны остается много свободного места, т.к. был установлен недостаточный масштаб;
  • щелчком на кнопке ЗАКРЫТЬ возвращаемся в режим РАЗМЕТКИ СТРАНИЦЫ;

  • скрываем ненужные столбцы (С и Н), поместив указатель на границу столбцов R и S, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажимаем кнопку мыши и перетаскиваем линию раздела страниц вправо до столбца G;
  • возвращаемся во вкладку параметры страницы. Устанавливаем необходимый масштаб (135%) во вкладке СТРАНИЦА>ОРИЕНТАЦИЯ. Нажимаем на кнопку ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР панели инструментов Стандартная. Просматриваем, все ли нас устраивает;
  • нажимаем на клавишу ЗАКРЫТЬ, чтобы вернуться в обычный режим отображения страницы. Проверяем целостность строк (чтобы при печати строка не делилась на 2 части). Если полученный результат нас устраивает, входим в режим ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ и отправляет документ в печать.